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  • Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes

    Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes

    O blog Vida Organizada nasceu de um hobbie, mas hoje é uma missão social. Thais Godinho espera com estas palavras, ajudar quem esteja passando por um período difícil, tentando organizar a vida, definir prioridades e reencontrar a motivação para viver e fazer acontecer. Ela acredita na felicidade dos seres humanos mas, mais do que isso, na satisfação de estarmos vivos. Ser organizado não é ter uma casa de revista, fria, inabitável. Ser organizado é se realizar pessoalmente. Thais busca isso e espera contribuir para que cada um de vocês caminhe por esse objetivo também.

    Com a palavra, Thais Godinho:

    Pode parecer uma bobeira e um clichê sem tamanho, mas existem determinados livros que mudam a nossa vida. E justo eu, que achava que não tinha mais nada de novo para ler sobre organização (que ingênua!), me deparei com esse livro em uma época em que precisava muito ler o que ele oferece e ele me mudou demais. Portanto, ele facilmente entrou na minha lista de livros preferidos e de referência sobre organização, apesar de não ser exatamente sobre organização. Vou explicar.

    Esse livro é muito antigo, daqueles que a gente vê para vender em todo lugar, tem um zilhão de edições etodo mundo te pergunta se você já leu. Eu nunca tinha lido inteiro, sabe-se lá por quê. Então um dia eu resolvi dar essa chance a ele, e me surpreendi muito.

    Particularmente, gosto de livros que te arrebatam. Que te sacodem da cadeira, tiram você do eixo, mudam a sua vida. Sem exagero, esse livro é um deles. Como vocês devem saber, gosto muito da filosofia budista, então tudo o que for levemente relacionado me agrada muito. E o Stephen Covey nem é budista – ele é cristão. Coisa que já tinha ficado sabendo quando li seu igualmente bom livro chamado Os 7 hábitos das famílias eficazes (recomendo muito também). Mas o livro tem diversos conceitos relacionados a tudo o que eu vejo de bom nesses dois caminhos, então esse é o ponto onde eu quero chegar.

    Ele divide os capítulos nos sete hábitos, descrevendo cada um deles. Francamente, já fui fisgada pelo prefácio do Paulo Kretly (também autor e presidente da FranklinCovey Brasil), que já começa assim:

    “A vida está mais complexa, mais estressante e exige mais de nós. (…) Quanto maior a mudança e quanto mais difíceis os desafios, mais relevantes tornam-se os hábitos. (…) Se você quiser alcançar suas maiores aspirações e superar seus maiores desafios, identifique e aplique o princípio ou a lei natural que governa os resultados que você procura.”

    E aí ele lista os desafios mais comuns que enfrentamos hoje em dia, a saber:

    • – O medo e a insegurança que temos do futuro, de perder o emprego, e como isso nos leva a focar na independência, em vez de focar na interdependência (conceito muito explorado no livro).
    • – “Quero isso agora”. Queremos dinheiro, estamos ansiosos, vivemos apenas consumindo sem sentido.
    • – A culpa e a condição de vítima. Quando vemos um problema, já saímos acusando. Também existe o fatalismo e o desculpismo.
    • – Desesperança, quando acreditamos que somos somente vítimas das circunstâncias.
    • – Falta de equilíbrio na vida. Zilhões de informações e demandas que recebemos diariamente e que não sabemos como organizar.
    • – “O que eu vou lucrar com isto?”, e a mentalidade de só querer fazer algo se recebermos alguma coisa em troca.
    • – A ânsia de ser compreendido, ou a necessidade de atenção que todos temos, querendo reconhecimento o tempo todo.
    • – O conflito e as diferenças. Como lidamos como essas coisas, em vez de entender que fazem parte da diversidade humana e que só temos a somar.

    – Estagnação pessoal.

    Uma lista incrível e certeira, eu diria. E aí todo o livro se delineia com aquela história que eu sempre repito por aqui, que é a de sermos agentes ativos da nossa vida, ter objetivos, saber quem somos, fazer acontecer. Tem tudo a ver com organização porque ele usa conceitos como “o esforço precisa ser diário”, “não existem atalhos” e “os princípios são como faróis”. O livro inteiro é muito empolgante e tem muito a ver com o blog, e por isso eu recomendo de verdade a leitura.

    Vou falar sobre cada um dos sete hábitos, para que vocês entendam qual a pegada do livro e por que ele é imprescindível:

    1. Seja proativo

    “A maneira como vemos o problema é o problema.”

    Quando comecei a leitura desse capítulo, pensei (erroneamente) assim: “ah, mais um texto sobre proatividade, que novidade”. Mas não se trata de nada daquilo que costumamos ler em coisas tipo revistas você s/a da vida! Na verdade, fala sobre pensarmos de dentro para fora, de assumirmos a responsabilidade por quem somos. Ele cita um exemplo muito impressionante de um professor judeu que foi capturado durante o nazismo e, em vez de desistir da vida, passou a dar aulas para os outros judeus capturados. Como uma pessoa consegue se recompôr em uma situação dessas e ainda ajudar as outras? Isso é proatividade. Legal, né?

    Por outro lado, ele mostra que, quando vivemos dependendo de reações externas – tipo, nosso dia fica péssimo se o nosso chefe dá uma pisada na bola ou diz algo ofensivo -, significa que estamos sendo passivos, e não proativos. Que nossa personalidade depende dos outros, não de nós mesmos. Profundo, e é para refletir mesmo!

    Ele também dá um exemplo que eu adoro e que já tinha lido no outro livro sobre família (citado acima), que é o de um senhor que estava infeliz no casamento e ele sugeriu que esse senhor amasse a sua esposa. Aí o senhor questiona: “mas o sentimento desapareceu, você não entende”. E o Stephen diz: “amar é um verbo, uma escolha. escolha amar sua esposa hoje. seja um bom marido. sacrifique-se. ouça-a. compareça.” Isso é ser proativo. Acho d-e-m-a-i-s esse exemplo.

    Ele também comenta que todos temos dois círculos que nos envolvem, que são o círculo da preocupação e o círculo da influência. Nós focamos muito mais no círculo da preocupação, quando deveríamos nos preocupar com o círculo da influência. Resumindo: se um problema tem solução, corra atrás dela e não se preocupe; se não tem, não adianta se preocupar, porque está fora do seu poder de influência.

    Nós sempre achamos que o problema está “lá fora”. Quando adquirimos uma postura proativa, descobrimos que tudo depende da gente, e que muitas vezes a solução de um problema é somente uma simples mudança de perspectiva.

    2. Comece com o objetivo em mente

    “As pessoas não podem conviver com a mudança se não houver um centro imutável dentro delas.”

    Sabe aquele papo de pensar em objetivos de longo, médio e curto prazo? E sobre os papéis que exercemos na vida? Pois é, o Stephen fala sobre isso aqui. Ele sugere que a gente tenha o quadro final da nossa vida como referência para definir nossos princípios e nortear todas as nossas decisões. Ele também diz que as coisas são criadas duas vezes: uma vez quando pensamos nelas e outra vez quando efetivamente as realizamos. Ou seja, o poder da realização, do fazer acontecer, em vez de ficar somente no plano das ideias – que dá suporte para as nossas ações. Essas duas ações caminham juntas.

    Quando conhecemos nossos valores e princípios, fica muito mais fácil tomar decisões no dia a dia. Não ficamos presos em “dileminhas”.

    Nesse capítulo, ele também nos incentiva a construir uma missão pessoal, algo que dá muito trabalho mas tem um resultado que compensa tudo. E fala sobre o desperdício de vida, que acontece quando vivemos sem propósito. A gente passa a valorizar mais tudo o que acontece no nosso dia a dia quando tem esses valores definidos. Enxergamos a longo prazo. Alguns problemas deixam de ser problemas. Passamos a agradecer mais pelo que temos.

    3. Primeiro o mais importante

    “Tenha em mente que você está sempre dizendo “não” a alguma coisa. Se não é para as coisas urgentes e evidentes da sua vida, provavelmente é para coisas mais fundamentais, mais importantes.”

    Todo um capítulo sobre o que é definir prioridades e como trabalhar com elas. Nada mais, nada menos. Fala sobre o que é urgente e o que é importante, e as suas diferenças. Explica qual o problema da priorização diária de tarefas (trabalhamos em cima do urgente, só). Nos ensina a identificar nossos papéis, a estabelecer metas, a planejar, a vivenciar o processo, a confiar nas nossas decisões.

    4. Pense ganha/ganha

    “É preciso regar as flores para que elas cresçam.”

    Por que precisamos ganhar o tempo todo? E por que achamos que, para ganhar, outra pessoa precisa perder? Quando olhamos do ponto de vista das outras pessoas, conseguimos ter a sensibilidade para pensar em soluções que sejam boas para ambas as partes. Não somos egoístas. Temos uma mentalidade de abundância.

    5. Procure primeiro compreender, depois ser compreendido

    “A maioria das pessoas não consegue escutar com a intenção de compreender. Elas ouvem com a intenção de responder.”

    Aqui entra um conceito de humildade que eu vejo muito no budismo, por exemplo. Temos uma tendência enorme de atropelar sentimentos e sequer deixar as outras pessoas concluírem uma frase, e isso faz com que a gente não entenda direito os problemas, as necessidades e os pedidos das outras pessoas. Então como poderíamos tomar alguma decisão, fazer e ainda esperar sermos compreendidos? Como podemos confiar na prescrição se sabemos que o diagnóstico não foi feito corretamente?

    6. Crie sinergia

    “A verdadeira força do relacionamento é ter um outro ponto de vista.”

    Difícil né? Como criar sinergia no dia a dia? Como resolver um batalhão de problemas e ainda conseguir encontrar tempo para dar atenção a isso? Sendo autenticamente humilde. Quando somos autênticos em nossa humildade, geramos confiança e gentileza. É valorizar a percepção do outro, tentando compreender de verdade, tendo até um pouco de compaixão – a coisa de se colocar no lugar do outro.

    7. Afine o instrumento

    “Quando reflito sobre as tremendas consequências que resultam das pequenas coisas, fico tentado a pensar que não existem pequenas coisas.” – Bruce Barton

    Tem a velha história do lenhador que foi para a floresta e ficava cansado, percebendo que, a cada dia, por mais que trabalhasse e se esforçasse, estava produzindo menos. Aí uma pessoa chegou para ele e disse: “meu amigo, há quanto tempo você não afia o seu machado?”. Ou seja, sem afinar o instrumento, perderemos tempo, ficaremos estressados e desperdiçaremos vida à toa.

    E afinar o instrumento significa comer os alimentos adequados, descansar e relaxar o suficiente, fazer exercícios, exercitar a espiritualidade, enfim, fazer tudo aquilo que recarrega as nossas energias. Cada um tem as suas fontes.

    No final do livro, ele expôe alguns conceitos pessoais ligados à sua espiritualidade (mas totalmente relacionados aos conceitos do livro, sem ser chatão) e também traz uma lista com as perguntas (e respostas) mais frequentes que lhe são feitas com relação aos sete hábitos, o que traz reflexões interessantes por parte dele e nos mostra uma abordagem mais prática de alguns pontos que talvez não tivéssemos levado muito em conta durante a leitura.

    Por fim, reforço o que já comentei anteriormente: leia, leia o livro. Ele não é literalmente sobre organização, mas dá uma base sensacional sobre tudo relacionado a ser uma pessoa organizada. Tudo o que eu falo sobre objetivos de vida, definição de papéis, carpe diem, enfim, está lá. Eu li esse livro em uma época da minha vida onde as coisas estavam um pouco nebulosas e somente a mudança de perspectiva e atitude me fizeram ir de um estado ruim ao melhor estado possível em pouquíssimo tempo. Foi um período de transformação que, apesar de ter sido interna (obviamente), teve grande influência da leitura que eu fiz desse livro na época. Se você estiver passando por algum momento parecido, pode ser que ele te ajude tanto quanto me ajudou.

    E você, já o leu? O que achou?

    Fonte: Blog Vida Organizada

  • Tente esvaziar todos os dias a caixa de entrada do seu e-mail

    Tente esvaziar todos os dias a caixa de entrada do seu e-mail

    Acompanhando semanalmente o blog de nossa querida amiga Thais Godinho, publicitária, mãe, ocupada como todo mundo, tentando se virar nesse mundo caótico que vivemos. Tornou-se organizadora profissional porque ama o assunto e ama o blog Vida Organizada

    Abaixo um artigo que fala sobre o método GTD, uma dica inteligente que vai além da mera organização da caixa de e-mail, ele faz sua caixa de e-mail funcionar como ferramenta de trabalho, portanto, AÇÃO!

    Com a palavra Thais Godinho:

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    Outro dia eu postei a imagem acima no meu Facebook e muitas pessoas disseram que gostariam de ter a caixa de entrada vazia do e-mail assim. Minha meta é esvaziá-la diariamente. Neste post, vou dizer como eu faço e dar dicas para que você faça também.

    Para começar, tente minimizar seu número de caixas de entrada de e-mail. Eu tenho cinco, (três do trabalho, uma do blog e uma pessoal). Tenha como rotina acessar suas caixas de entrada diariamente. A frequência depende da sua necessidade. A única coisa que eu nunca recomendo é que você trabalhe com a sua caixa de e-mails aberta, para não se distrair a cada e-mail que chega. A não ser, é claro, que esse seja o seu trabalho – receber chamados por e-mail ou prestar serviço de atendimento. Mas, na maioria dos casos, não precisamos ficar com a caixa de e-mail aberta enquanto estamos trabalhando. Se você não tem uma ideia de frequência, eu sugiro a seguinte: uma no início da manhã, uma antes do almoço, uma depois do almoço, uma faltando uma hora para o fim do expediente e uma antes de ir embora. Mais para baixo vou dizer o que você vai fazer em cada uma dessas aberturas de e-mail.

    Para quem está chegando no blog agora, eu digo que utilizo um método de organização chamado GTD. Para saber mais sobre ele, veja este vídeo do Daniel Burd, que tem 1h de duração e explica de forma bem didática o básico do método – inclusive com algumas dicas que darei aqui para esvaziar sua caixa de entrada.

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    O primeiro passo é criar, em cada caixa de entrada, três pastas:

    • Aguardando
    • Arquivamento
    • Itens de ação

    Todo e-mail que demande uma ação (responder, ligar para alguém, imprimir etc) deve ser enviado para a pastaItens de ação. O nome dessa ação é processamento. O método GTD tem algumas fases, e esse é o nome da segunda delas. Se quiser conhecer mais, por favor, veja o vídeo indicado acima.

    Todo e-mail que seja uma resposta a alguma solicitação sua, e que você até precisa tomar alguma ação no futuro, mas está aguardando alguma coisa, ou alguma pessoa resolver algo, deve ir para a pastaAguardando. Por exemplo: você envia um e-mail para alguém da sua equipe pedindo que ela escreva um relatório sobre o projeto X. Ela responde dizendo: “Thais, já estou trabalhando nisso. Vou finalizar amanhã.” Esse e-mail deve ir para a pasta Aguardando.

    Todo e-mail que não demande qualquer ação, ou você exclui, por que não precisa guardar, ou manda para a pasta Arquivamento. Você pode usar essa única pasta ou criar sub-pastas com categorias dentro dela (como eu faço). Mas tente manter poucas categorias, para não ficar confuso. Eu costumo separar pelas áreas da minha vida (veja aqui o que isso significa).

    Pastas criadas, agora sim começa a brincadeira. =)

    Quando você acessar seu e-mail pela manhã…

    Para começar, não acesse o seu e-mail assim que chegar ao trabalho. Se tiver algo realmente urgente para resolver, faça isso primeiro. Senão, você pode se perder em novos e-mails urgentes e deixar aquela outra tarefa de lado. Se não tiver nenhuma tarefa urgente para finalizar, pode acessar seu e-mail direto.

    Analise um e-mail por vez. É claro que, se você nunca fez essa triagem, deve ter uns 10.000 e-mails na caixa de entrada. Nesse caso, você terá um pouco mais de trabalho inicialmente, mas uma hora esse trabalho terminará e você passará para a manutenção. Vá fazendo aos pouquinhos, até conseguir chegar às demandas do dia em questão.

    Selecione de cara o que é spam e exclua. Nem precisa abrir.

    Depois, abra um por um para ler e ver do que se trata. Vá distribuindo nas pastas como descrito ali em cima. Se um e-mail demandar uma ação rápida, que pode ser feita em menos de 2 minutos, faça. Assim, você já tira esse e-mail da sua lista e libera o gargalo para a outra pessoa que solicitou. Se demorar mais de 2 minutos, leve o e-mail para a pasta Itens de ação. Responda o que tiver que responder; faça o que precisar ser feito.

    A ideia é que, quando você terminar essa triagem, sua caixa de entrada já esteja vazia. Simples, não? Agora você sabe o que demanda alguma ação, o que está esperando e o que é só para arquivar. Demandas importantes não se perdem em meio a outros e-mails que não significam muita coisa.

    Quando terminar essa primeira etapa, comece a trabalhar nos seus e-mails que demandam ação, então.

    Levo cerca de 30 minutos para essa triagem inicial.

    Quando você acessar seu e-mail antes do almoço…

    Depois de ver meus e-mails pela manhã (por volta das 08:30), vou acessá-los novamente somente por volta do meio-dia. Ou seja, eu tive mais de três horas para trabalhar sem ter qualquer interrupção de e-mail. E, mesmo que eu tenha recebido alguma demanda importante, não há nada que não possa esperar um par de horas enquanto estou trabalhando em outros projetos.

    Quando acessar seu e-mail antes de ir almoçar, vale o mesmo processo de triagem feito pela manhã. Claro que agora isso será muito rápido, pois você já analisou a maioria quando chegou pela manhã. Você responde ou executa o que levar menos de 2 minutos, arquiva o resto e sai para almoçar.

    Levo cerca de 1o minutos para fazer a triagem nesse horário.

    Quando você acessar seu e-mail depois do almoço…

    Gosto de acessar meus e-mails logo depois do almoço porque muitas pessoas ocupadas costumam responder seus e-mails antes de sair para almoçar, quando têm algum sossego sem outros membros da equipe por perto. Logo, pode ser que tenha chegado algum e-mail importante. Mas vejam vocês que faço isso porque meu trabalho tem muitas demandas. Se fosse mais tranquilo, eu não precisaria checar novamente a essa hora. Minha recomendação aqui é para pessoas que também tem um trabalho assim e que têm dificuldade de administrar tudo o que chega ao longo do dia.

    Mais uma vez, faça o mesmo processo e, depois, trabalhe em mais alguns itens da pasta Itens de ação.

    Levo cerca de 10 minutos nessa fase.

    Quando você acessar seu e-mail faltando 1h para ir embora…

    Gosto de acessar faltando 1h para sair porque, se houver algo urgente que eu ainda possa resolver nesse mesmo dia, dá tempo.

    Sempre, sempre que eu acesso meus e-mails, eu faço a mesma coisa: analiso cada um deles e excluo ou mando para as pastinhas específicas. É isso o que mantém minhas caixas de entrada vazias e em ordem, com a clareza do que precisa ser feito.

    A revisão da pasta Aguardando deve ser feita diariamente. A da pasta Itens de ação deve ser feita sempre que você tiver um tempo para trabalhar nessas demandas, várias vezes por dia.

    Fazer essa triagem é fundamental para separar o joio do trigo. Eu deleto cerca de 40% dos meus e-mails antes de começar a trabalhar naqueles que realmente importam. E, desses, certamente 80% não são itens que demandam qualquer ação, mas arquivamento ou itens em espera. Se, de 400 e-mails, eu selecionei 50 que realmente demandam alguma ação, pelo menos eu tenho consciência do tamanho do problema e sei onde eles estão armazenados. Eu não preciso ficar vasculhando a caixa de entrada em meio a spams e e-mails informativos. E, se eu levar em conta que, desses 50, 20 eu consiga resolver em menos de 2 minutos, serão somente 30 e-mails (de 400!) que eu preciso de fato tomar alguma providência a respeito.

    Vale a pena ou não?

    Faça o teste e veja como organizar seu e-mail e ter sua caixa de entrada vazia ajuda a ter mais clareza diante das suas demandas.

    Se tiver dúvidas, por favor, poste nos comentários.

    Fonte: Blog Vida Organizada

     

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